TIMMI-varausjärjestelmä

Timmi-järjestelmällä hallitset tilavaraukset ja niihin liittyvät tarjoilut, henkilökunnan ja varusteet. Järjestelmästä saaduilla raporteilla tai reaaliaikaisilla käyttöliittymillä varmistat nopean tiedonvälityksen henkilökunnalle ja asiakkaille. Laskutus hoituu automaattisesti järjestelmässä olevalla laskutusohjelmalla. Se tuottaa myös taloushallinnon vaatimat raportit, ja laskut voidaan viedä konekielisesti kirjanpitoon ja myyntireskontraan. Varauksista saatavat monipuoliset tilastot toimivat esimerkiksi budjetoinnin apuna.

Onko se todella näin helppoa?

Järjestelmään määritellään aluksi varattavat kohteet eli resurssit. Sen jälkeen käytössäsi on työ-kalu, jossa on resurssit ja kalenteri. Resursseille voidaan luoda hinnasto ja kirjanpidon tiliöintitiedot, joita laskutus käyttää automaattisesti laskutusaineistoa muodostettaessa. Resursseille on mahdollista määritellä myös käyttöaikarajoitteita, jolloin varaaminen ei ole sallittua esimerkiksi aukioloaikojen ulkopuolella.

Onko vapaata tilaa?

Vapaita aikoja voidaan hakea useiden erilaisten kriteerien mukaan. Kriteerinä voi olla esimerkiksi aikajakso, viikonpäivä, tilan koko tai käyttötarkoitus. Näyttöruutuun ilmestyvät kaikki vapaat ajat, joista valitaan sopiva ja tehdään varaus.

Aina ajantasalla

Kalenterissa voidaan selata varaustilannetta viikkotasolla tai päivätasolla sekä tarkastella useiden tilojen varaustilannetta samalla kertaa. Oletusasetukset ovat määriteltävissä käyttäjäkohtaisesti.

Varaaminen on mahdollista hajauttaa useisiin pisteisiin tai keskittää esimerkiksi myyntipalveluun. Järjestelmällä varaaminen tapahtuu reaaliaikaisesti, joten päällekkäisvaraukset ovat historiaa.

Varauksen pituus on vapaasti valittavissa; pienin varattava aikajakso on viisi minuuttia ja pisintä ei käytännössä ole. Varaukseen voidaan tallentaa erilaisia tietoja, esimerkiksi asiakas- ja yhteys-henkilötietoja, luokitteluita, kävijämääriä sekä liittää varusteita ja tarjoiluja. Varaus voidaan määritellä alustavaksi ja vahvistaa myöhemmin.

Varaukset myös Internetissä

Varaaminen on mahdollista myös Internetin kautta. Käyttöoikeuksien avulla voidaan määritellä, mitkä tilat ovat selattavissa, varattavissa tai sähköisillä varaushakemuksilla haettavissa. Mikäli varaaminen tapahtuu Internetin kautta, varaukset voidaan maksaa joko pankkien verkkomaksulla tai laskuttaa Timmillä. Henkilökunnan ei tarvitse päivystää puhelinta, joten heille jää enemmän aikaa palvella asiakkaita. Ja mikä parasta, reaaliaikainen varausjärjestelmäsi on avoinna 24 tuntia vuorokaudessa.

Automaattinen dokumentointi ja tilastointi

Alustavasta varauksesta voidaan tulostaa tarjous. Kun asiakas vahvistaa varauksen, tulostetaan hänelle sopimus tai varausvahvistus tai lähetetään dokumentit sähköpostilla. Kaikki varaukseen tehdyt muutokset tulevat automaattisesti tulosteille. Lomakkeiden ulkoasu on mahdollista suunnitella organisaation toiveiden mukaisesti.

Kaikki tilauksiin liittyvät varaukset tilastoituvat automaattisesti. Esimerkiksi budjetoinnin apuna voidaan käyttää varausmääristä, käyttötunneista, kävijämääristä ja laskutustapahtumista saatuja tilastoraportteja.

Maksun aika

Varaukset voidaan laskuttaa joko etu- tai jälkikäteen. Hinnastot voivat olla asiakasryhmäkohtaisia ja myös eri viikonpäivillä tai kellonajoilla voi olla eri hinnat. Timmin avulla nopeutat laskutusta ja vähennät virhetilanteita. Asiakkaat saavat oikeat ja selkeät laskut varauksista ja muista tuotteista.

Laskua voidaan muokata ennen kuin se tulostetaan. Laskut voidaan tulostaa laskulomakkeille tai lähettää asiakkaille sähköisessä muodossa. Laskutusohjelma tulostaa taloushallinnon vaatimat raportit, kuten laskuluettelon ja kirjanpitoerittelyn. Aineisto voidaan myös viedä automaattisesti kirjanpitoon ja myyntireskontraan tai yleislaskutukseen.

Laajennettavuus

Timmi-tuoteperheeseen kuuluu myös kassajärjestelmä, jonka avulla voidaan maksaa tilavarauksia tai muita erillisiä tuotteita ja palveluita käteisellä, pankki/luottokortilla ja erilaisilla liikuntaseteleillä. Vaihtoehtoisesti osto voidaan siirtää laskutettavaksi Timmi-laskutusjärjestelmällä. Kassajärjestelmään voidaan kytkeä kulunvalvonta, jolloin kassasta ostetuilla lipuilla (PIN-koodi tai etälukukortti) pääsee sakaraportista tai ovesta sisään. Kulunvalvonta voidaan myös kytkeä myös tilavaraukseen, jolloin tilaan pääsee sisään etälukukortilla tai pin-koodilla vain silloin kun kyseiseen tilaan on voimassaoleva varaus.

Tilavarauksen kanssa yhteistä asiakasrekisteriä käyttää kunnallishallinnon käyttöön suunniteltu sähköinen avustustenhakujärjestelmä, jonka avulla järjestelmään asiakkaiksi rekisteröityneet seurat voivat hakea erilaisia avustuksia. Sähköiseen lomakkeeseen voidaan määritellä pakollisia kenttiä, jotka on täytettävä ennenkuin avustushakemuksen voi lähettää. Näin voidaan välttää vajaasti täytettyjen hakemusten vastaanotto.