Pirstaloituminen ei ole kenenkaan vika
Avustusten käsittely on suomalaisissa kunnissa ja hyvinvointialueilla tyypillisesti kehittynyt orgaanisesti. Jokainen yksikkö on ratkaissut oman tarpeensa, ja lopputuloksena on kokonaisuus, joka toimii arjessa mutta jonka hallinta on hankalaa.
Isoissa kunnissa haasteena on usein se, että sivistys-, kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntatoimella on jokaisella omat lomakkeensa ja käytäntönsä. Sama urheiluseura saattaa hakea avustusta useasta eri yksiköstä, eikä kukaan organisaatiossa näe kokonaiskuvaa. Pienemmissä kunnissa avustuksia hallitaan usein Excelillä, sähköposteilla ja papereilla. Arki sujuu, kunnes tilintarkastaja pytää raporttia tai johto haluaa kokonaiskuvan. Hyvinvointialueilla tilanne on oma lukunsa: sama järjestö saattaa hakea tukia eri perusteilla samaan toimintaan, ja vaikuttavuuden arviointi on vaikeaa, kun tieto on hajallaan.
Pirstaloituminen ei ole kenenkaan syy. Jokainen on pyrkinyt hoitamaan oman tonttinsa mahdollisimman tehokkaasti. Ongelmaksi se muodostuu vasta, kun halutaan kehittää, raportoida tai yhtenäistää toimintaa.
Lomakkeen muokkaus on väärä lähtökohta
Kun avustushallintaa ryhdyään kehittämään, ensimmäinen toive on usein: "Voiko tätä lomaketta muokata meidän tarpeisiimme?" Se kuulostaa järkevältä, mutta johtaa helposti kierteeseen, jossa jokainen yksikkö saa oman räätälöidyn lomakkeen, vertailtavuus katoaa, käsittely monimutkaistuu ja ylläpito kuormittaa.
Sen sijaan kannattaa aloittaa neljästä peruskysymyksestä:
- Mikä on avustusprosessin tavoite? Kyse ei ole vain lakisääteisestä velvoitteesta, vaan siitä, mitä prosessilla halutaan saavuttaa.
- Mitä tietoja oikeasti tarvitaan? Turhat kentät ja kysymykset pois, oleelliseen keskittyminen.
- Miten poikkeukset tunnistetaan? Kaikkia hakemuksia ei voi eikä kannata pakottaa samaan muottiin.
- Mikä on riittävän hyvä? Sataprosenttinen standardointi on harha. Jo 80 prosentin kattavuudella vapautetaan merkittävästi resursseja.
80/20: ensin massat haltuun, sitten erikoistapaukset
Hyvä vertailukohta on Verohallinnon sähköistäminen. Verottaja ei yrittänyt saada kaikkea kerralla digitaaliseksi, vaan lähti liikkeelle suurimmista massoista. Haastavammat tapaukset, kuten perintöveroasiat, ohjattiin edelleen henkilöpalveluihin, ja niitäkin on sittemmin siirretty vaiheittain sähköiseen palveluun.
Sama ajattelu toimii avustushallinnassa. Kun valtaosa hakemuksista, se noin 80 prosenttia, käsitellään standardoidulla prosessilla, käsittelijöille jää aikaa ja osaamista hoitaa ne haastavat 20 prosenttia. Standardointi ei tarkoita jäykkyyttä, vaan sitä, että selkeä pääväylä vapauttaa resurssit sinne, missä niitä eniten tarvitaan.
Tärkeä reunaehto on varakanava. Kaikki hakijat eivät hallitse sähköistä asiointia, ja se pitää huomioida. Varakanavana voi toimia esimerkiksi tietokone kunnan toimipisteessä, jossa virkailija opastaa hakemuksen tekemisessä.
Prosessi ensin, järjestelmä sitten
Timmin käyttöönottomallin ytimessä on nelivaiheinen lähestymistapa, jossa järjestelmästä aletaan puhua vasta kolmannessa vaiheessa:
- Kartoitus – miten avustuksia nyt käsitellään, missä ovat kipupisteet ja mitä halutaan saavuttaa.
- Prosessin uudistus – suunnitellaan 80/20-mallin mukaisesti, mitkä hakemustyypit standardoidaan ja mitkä ohjataan varaväylälle.
- Konfigurointi ja koulutus – järjestelmä asetetaan vastaamaan sovittua mallia. Pääkäyttäjät koulutetaan ensin ja sitten loppukäyttäjät.
- Käyttöönotto – hyväksyntätestaus, tuotantoon siirtyminen ja jatkuva tuki.
Tavoitetila: kokonaisuus yhdestä paikasta
Kun prosessi on kunnossa, avustustenhallinta nivoutuu osaksi laajempaa kokonaisuutta. TIMMI Avustukset kokoaa hakemusten vastaanoton, käsittelyn, päätökset ja raportoinnin yhteen paikkaan. Taloushallintoon integroitu maksatus poistaa käsityön: budjetit ovat järjestelmässä, ja rahat ohjautuvat oikeille tileille automaattisesti.
Sähköinen asiointi TIMMI 360:n kautta mahdollistaa sen, että hakija voi rekisteröityä, jättää hakemuksen liitteineen ja seurata käsittelyn etenemistä itsenäisesti.
Lisätietoja:
Jani Asikainen, myyntijohtaja
jani.asikainen@timmi.fi
