Asiantunteva konsultointi kannattaa, kun laskutusta lähdetään tehostamaan. 

Laskutuksen tehostaminen kannattaa

Laskutuksen tehostaminen tarkoittaa ennen kaikkea manuaalisen työn vähentämistä ja prosessin virtaviivaistamista. Kun laskut lähtevät oikein jo ensimmäisellä kerralla, työaikaa vapautuu muihin tehtäviin ja virheiden määrä vähenee. Tämä näkyy nopeampana kassavirtana – laskuttaminen ja laskujen maksaminen sujuu mutkattomammin.

“Jos laskut tehdään käsin, siihen kuluu valtavasti aikaa. Ja vaikka laskuja ei tehtäisikään täysin manuaalisesti, mutta perustiedot ovat puutteellisia, on niiden tarkastaminen ja eteenpäin vieminen yhä raskasta. Kun laskutuksen taustaprosessit laitetaan kuntoon, tarkastus vie sekunteja – tai jää kokonaan pois”, kiteyttää Timmin myyntijohtaja Jani Asikainen.

Tehostettu laskutus ei ole vain nopeampaa, vaan myös laadukkaampaa. Laskut täyttävät sekä sisäiset että ulkoiset vaatimukset. Laskutuksen tehostaminen oikein toteutettuna selkeyttää prosesseja.

Tilavarausten laskutuksen tehostaminen vapauttaa valtavasti työtunteja – mutta vain, jos laskutuksen siirtojen säännöt on ensin määritelty tarkasti. Siksi Timmi tarjoaa laskutuskonsultointia. 

Konsultointi varmistaa onnistumisen

Monesti ajatellaan, että järjestelmien integroiminen toisiinsa riittää ja kaikki lähtee toimimaan automaattisesti. Totuus on kuitenkin toisenlainen. Vaikka järjestelmien välinen rajapinta on teknisesti olemassa, siihen ei sisälly tietoa yksittäisistä käyttötapauksista, asiakaskohtaisista poikkeuksista tai siitä, miten järjestelmä on juuri kyseisessä organisaatiossa otettu käyttöön.

Siksi pelkkä integraatio ei riitä – tarvitaan myös asiantuntevaa laskutuskonsultointia. Tällöin pureudutaan yksityiskohtiin: miten järjestelmää käytetään, millaisia poikkeuksia on, mitä erityistarpeita organisaatiolla on.

“Mikäli konsultointi ohitetaan, syntyy lähes varma polku siihen, että toimitus venyy tai epäonnistuu”, Asikainen kuvaa.

Timmin vahva kokemus on tuonut vuosien varrella käytännön ymmärrys siitä, miten taloushallinnon järjestelmät toimivat oikeasti ja mitä asioita täytyy huomioida käyttöönotossa.

Sujuva laskutuksen tehostaminen

Onnistunut laskutusprojekti vaatii sitoutumista ja yhteistyötä. Projektit käynnistyvät usein taloushallintojärjestelmän vaihtamisen yhteydessä. Uuden järjestelmän käyttöönotolla on aina aikataulu – ja jotta siihen pystytään vastaamaan, tarvitaan sitoutumista kaikilta osapuolilta.

Sitoutuminen tarkoittaa Timmin kehityspäällikkö Laura Hurmeen mukaan käytännössä sitä, että mahdolliset ongelmat pyritään tunnistamaan ja ratkaisemaan ennen käyttöönottoa: 

“Tässä vaiheessa konsultointi on todella tärkeää. Vaikka olemme tehneet samalle palveluntuottajalle samaan järjestelmään näennäisesti samanlaisten kuntaorganisaatioiden liittymät, ei mikään toteutus ole koskaan täysin identtinen.”

Organisaatioilla ei ole yhtä yhtenäistä tapaa toimia. Tämä pätee myös hinnoitteluun. Siksi laskutusliittymää tehdessä pitää ymmärtää hinnoittelun rakenne.

“Prosessihan olisi yksinkertainen, jos kaikelle olisi sama hinta. Todellisuudessa hinnoittelu voi olla todella monimutkaista erilaisine alennusryhmineen. Kaupunki saattaa esimerkiksi haluta tukea nuorten liikkumista tai ohjata liikkumista suosittujen aikojen ulkopuolelle, mikä voi vaikuttaa hintoihin. Mitä enemmän on hintoja, sitä enemmän käsityö kasvaa”, Asikainen kuvaa.

Laskutusprojektin keskeisimpiä haasteita on usein asiakasrekisterin rakenne. TIMMI-järjestelmässä oleva asiakasrekisteri voi olla perua esimerkiksi ajasta ennen sähköistä asiointia tai se voi olla rakennettu nimenomaan sähköisen asioinnin näkökulmasta tai vanhan taloushallinnon järjestelmän tarpeita ajatellen. 

Kun taloushallinnon järjestelmä esimerkiksi vaihtuu, asiakasrekisteri ei välttämättä enää sovi uusiin reunaehtoihin. Konsultoinnin aikana selvitetään, onko nykyinen rakenne käyttökelpoinen – ja jos ei ole, miten sitä pitää muuttaa.

“Selvittäminen vaatii keskustelua. Tiedämme, että esimerkiksi suurten liikuntaseurojen laskutus tapahtuu juridisesti yhden Y-tunnuksen alla, mutta käytännössä toimijoita voi olla kymmeniä. On todella tympeää huomata kuukausien laskuttamisen jälkeen, että se ei pelaa. Ja näin käy usein, jos konsultointi jää pitämättä”, Hurme summaa.

Laskutuskonsultointi yhdistää eri näkökulmat toimivaksi kokonaisuudeksi. Tällöin huomioidaan organisaation erityispiirteet, kuten asiakasrekisterin rakenne ja eri asiakkaiden tavat käyttää järjestelmiä ja laskuttaa. Tämän ymmärryksen tuo yhteiseen pöytään Timmin asiantuntija, joka tuntee prosessin kokonaisuudessaan.

Hurme painottaa kaikkien sitoutumista prosessiin:

“On tärkeää, että yhteisessä keskustelussa ovat mukana myös käyttäjäorganisaation TIMMI-laskuttajat ja taloushallinnon asiantuntijat sekä pääkäyttäjät, jotka vastaavat asiakasrekisterin rakenteesta. Lisäksi mukaan tarvitaan taloushallinnon järjestelmän asiantuntija, koska hän tietää sen oman järjestelmänsä tekniset rajoitukset ja mahdollisuudet.”

“Konsultoinnin tarkoituksena on lähtökohtaisesti sovittaa yhteen TIMMI-laskuttajien, laskun vastaanottajan sekä taloushallinnon ja taloushallinnon järjestelmän tarpeet yhteen sillä tavalla, että kaikki voittaa”, Hurme sanoo.

Tekniikka palvelemaan ihmistä

Ohjelmistojen ohella Timmi toimittaa ratkaisuja, joilla asiakas voi toteuttaa sujuvasti prosessejaan. Tämä tehdään laskutuksen tapauksessa taloushallinnon järjestelmien reunaehdoilla – aina asiakasta ja laskuttajaa ajatellen.

Taloushallinnon järjestelmä asettaa reunaehdot liittymälle ja osittain laskutusprosessille. Se määrittää muun muassa mitä tietoja laskulle saadaan tulostumaan. Ongelmana on, että liittymäkuvaus ei kerro esimerkiksi sitä, miten prosessi toimii käytännössä, tai mitä tiedoilla tehdään vastaanottavassa järjestelmässä.

“Liittymäkuvaus ei koskaan vastaa yksinään siihen, miten esimerkiksi teknisesti ylimääräinen mutta laskun lähettäjälle tai vastaanottajalle tärkeä asia, saadaan tulostumaan laskulla sopivaan kohtaan”, Hurme kuvaa.

Siksi laskutuskonsultoinnissa kerätään käyttäjien tarpeet ja räätälöidään liittymä ja prosessi niin hyväksi kuin mahdollista taloushallinnon järjestelmän puitteissa. Ilman konsultointia tämä ei onnistu. Hurme huomauttaa myös, että pienetkin muutokset, kuten tiliöinnin rakenteen muuttuminen, vaikuttavat aina koko prosessiin: 

“Jos laskutusliittymään pitää tehdä joku pieni muutos, on toisessa päässä aina tapahtunut jokin koko prosessiin vaikuttava muutos. Vaikka taloushallintojärjestelmän toimittaja sanoisi, ettei mikään muutu ja liittymä näyttäisi teknisesti samalta, käytännössä aina tulee jotain muutosta. Pitää tuntea TIMMI-laskuttajien prosessia sekä tarpeita, joita tukemaan ne prosessit on suunniteltu, jotta voi arvioida muutoksen vaikutuksia oikein.”

Ratkaisut löytyvät vain, jos ongelmat tunnistetaan ajoissa. Lopulta tarkoitus on palvella asiakasta ja asiakkaan asiakasta mahdollisimman hyvin. 

Kaikki hyötyvät, kun tehdään kerralla oikein

Onnistuminen näkyy rahan, ajan ja hermojen säästönä. Asiantunteva konsultointi säästää tuo merkittäviä säästöjä pitkällä aikavälillä.

“Ajansäästö on merkittävä, kun kaikki tietävät, mitä tehdä ja prosessi tulee kuntoon. Meillä on esimerkkejä, joissa kaikki ovat olleet sitoutuneita. Silloin ajansäästö oli jopa kolminkertainen!” Asikainen kertoo. 

“Yhteinen asioiden läpikäyminen ajoissa ja ongelmakohtien löytäminen ja ratkaiseminen ennen testausvaihetta pitää projektin myös aikataulussa.”, täydentää Hurme. 

---

Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä Jani Asikaiseen: jani.asikainen@timmi.fi tai Timmin myyntiin: myynti@timmi.fi

Katso webinaari