Liikuntasalin vuoro alkaa illalla. Seuran vastuuhenkilö on vaihtunut,
avain on edellisellä joukkueenjohtajalla ja vahtimestari selvittää,
kenelle avain on viimeksi luovutettu. Tällainen ei ole iso strateginen
ongelma, mutta se syö aikaa juuri niiltä ihmisiltä, joiden pitäisi saada
tilat toimimaan.

Sähköinen lukitus muuttaa yhden asian: sisäänpääsy ei ole enää
avainnipun varassa. Kun varaus on hyväksytty TIMMI-järjestelmässä,
käyttäjälle voidaan antaa pin-koodi tai mobiilioikeus varauksen ajaksi.
Oikeus päättyy automaattisesti, kun varaus päättyy.

Vastuuhenkilön vaihto
ei pysäytä varausta

Kuntien ja seurojen arjessa yhteyshenkilöt vaihtuvat.
Joukkueenjohtaja vaihtuu, kerhon vetäjä siirtyy toiseen tehtävään tai
tilasta vastaava henkilö on lomalla. Avaimen kanssa jokainen muutos
vaatii erillisen luovutuksen, muistutuksen ja usein myös
jälkiselvittelyn.

Kun pääsyoikeus liittyy varaukseen, muutos tehdään järjestelmässä.
Käsittelijä näkee, kenelle varaus kuuluu ja milloin oikeus on voimassa.
Käyttäjän ei tarvitse hakea avainta erikseen, eikä vanhaa avainta jää
pyörimään väärään taskuun.

Kilpailutuksissa
kysytään jo pääsynhallintaa

Sähköinen lukitus näkyy yhä useammin tilavarausjärjestelmien
hankinnoissa. Se ei ole pelkkä ovitekniikan kysymys, vaan osa koko
varausketjua: kuka saa käyttää tilaa, milloin oikeus alkaa, milloin se
päättyy ja miten poikkeustilanteet hoidetaan.

Timmin näkökulmasta tärkeintä on, että lukitus ei jää irralliseksi
ratkaisuksi tilavarausten viereen. Jos varaus ja pääsyoikeus kulkevat
eri paikoissa, käsityö palaa helposti takaisin. Kun ne kytketään samaan
prosessiin, tilan käyttöoikeus seuraa varauksen tietoja.

Pienellä
pilotilla näkee, mitä oma ympäristö vaatii

Sähköistä lukitusta ei tarvitse aloittaa koko tilakannasta. Timmi on
ollut mukana piloteissa, joissa liikkeelle on lähdetty yhdestä
kohteesta: esimerkiksi liikuntasalista, koulun iltakäytöstä tai
yhdistystilasta.

Pieni rajaus on usein järkevä. Se näyttää, miten lukitusratkaisu
kytkeytyy nykyisiin varauksiin, mitä asennus vaatii, millaisia ohjeita
käyttäjät tarvitsevat ja miten vastuut kannattaa sopia tilavastaavan,
pääkäyttäjän ja järjestelmätoimittajan välillä.

Sähköinen lukitus ei poista kaikkea tilojen hallintaan liittyvää
työtä. Se poistaa yhden toistuvan välikäden: avaimen. Monessa
organisaatiossa jo se riittää tekemään iltakäytöstä, seurojen vuoroista
ja satunnaisista varauksista selvästi helpompia hoitaa.

Lisätietoja: Jani Asikainen, myyntijohtaja, Timmi Software Oy (jani.asikainen@timmi.fi)